Ziel der Reform ist es, das klassische Beurkundungsverfahren in der Notarkanzlei so weiterzuentwickeln, dass Urkunden künftig nicht nur digital archiviert, sondern – neben den bereits bestehenden Möglichkeiten der notariellen Online-Verfahren – auch im Präsenzverfahren bereits originär elektronisch errichtet werden können. Die Beteiligten sollen ihre Unterschriften hierbei nicht mehr auf Papier, sondern auf einem elektronischen Unterschriftenpad leisten. Alternativ ist auch die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur durch die Beteiligten möglich. Die Notarin oder der Notar schließt den Vorgang anschließend mit einer qualifizierten elektronischen Signatur ab. Damit wird die Beurkundung vollständig digital, ohne dass der traditionelle persönliche Termin oder der rechtlich bedeutsame Akt der Autorisierung der Urkunde durch die Beteiligten abgeschafft würden.
Das Gesetz ist am 29. Dezember 2025 in Kraft getreten (BGBl. 2025 I Nr. 320). Seit diesem Zeitpunkt ist die elektronische Präsenzbeurkundung in Deutschland rechtlich möglich, sodass Urkunden im Notariat nun auch im Präsenzverfahren vollständig digital errichtet werden können. Diese Umstellung ist nicht nur ein technischer Fortschritt, sondern eine grundlegende Veränderung im praktischen Ablauf der Beurkundung. Eine Pflicht zur elektronischen Errichtung von Urkunden besteht dabei nicht.
Ein wesentlicher Vorteil der elektronischen Beurkundung liegt im Wegfall des bislang unvermeidlichen Medienbruchs. In der bisherigen Praxis wurde der Urkundentext zunächst digital entworfen, anschließend ausgedruckt, im Termin gegebenenfalls mehrfach korrigiert und erneut gedruckt. Nach der Unterzeichnung wurde das Dokument eingescannt, um es dem elektronischen Urkundenarchiv und der digitalen Aktenführung zuführen zu können. Dieser doppelte Transfer zwischen digitalem und analogem Medium ist zeitaufwendig, fehleranfällig und ressourcenintensiv. Originär elektronische Urkunden vermeiden diese Zwischenschritte vollständig. Sie besitzen zudem den technischen Vorteil, dass sie von Beginn an durchsuchbar, maschinenlesbar und in hoher Bildqualität verfügbar sind – ohne die Nachteile großer Dateigrößen, wie sie bei Scans häufig auftreten.
Die Autorisierung der Urkunde durch die Beteiligten in Form der Unterschriftsleistung wird in die digitale Welt überführt. Die eigenhändige Unterschrift dient traditionell nicht nur als Ausdruck der Zustimmung, sondern auch als ein gesellschaftlich tief verankertes Beweiszeichen. Durch die elektronische Erfassung der eigenhändigen Unterschrift als einfache elektronische Signatur bleibt dieser persönliche Akt erhalten, während gleichzeitig die Vorteile einer digitalen Verarbeitung genutzt werden können. Die qualifizierte elektronische Signatur der Notarin oder des Notars stellt zudem sicher, dass die Authentizität und Unveränderbarkeit der Urkunde jederzeit überprüfbar sind. Elektronische Änderungsversuche werden unmittelbar technisch sichtbar. Vergleichbare Systeme werden beispielsweise im französischen Notariat bereits seit vielen Jahren erfolgreich eingesetzt, sodass praktische Erfahrungswerte vorliegen. In Frankreich bringen die Beteiligten einfache elektronische Signaturen an. Die Notarinnen und Notare signieren qualifiziert elektronisch. Das verwendete System muss vom Conseil supérieur du notariat zugelassen sein.
Für die Umsetzung der elektronischen Präsenzbeurkundung hat die Bundesnotarkammer eine speziell entwickelte Beurkundungsanwendung bereitgestellt, die Notarinnen und Notaren kostenfrei zur Verfügung steht.
Der Anwendungsbereich der elektronischen Präsenzbeurkundung erstreckt sich nach dem Gesetz auf nahezu alle notariellen Beurkundungsgegenstände wie z. B. Immobilienkaufverträge, Grundschuldbestellungsurkunden, Gesellschaftsgründungen und -übertragungen sowie Eheverträge. Zudem können auch elektronisch eigenhändige Unterschriften beglaubigt werden. Dies bietet eine breite Einsatzmöglichkeit des Verfahrens und macht es insbesondere für häufig vorkommende Beglaubigungsvorgänge attraktiv. Ausgenommen von der neuen Regelung bleiben lediglich Verfügungen von Todes wegen, die weiterhin ausschließlich in Papierform errichtet werden dürfen. Diese Ausnahme ist erforderlich, weil das Nachlasswesen, insbesondere die Regelungen über die besondere amtliche Verwahrung, durch die Nachlassgerichte auf in Papierform errichtete Verfügungen von Todes wegen ausgerichtet ist.
Neben Regelungen zur Errichtung von Urkunden sind auch Regelungen zur Verwendung dieser Urkunden im Rechtsverkehr hinzugekommen. So genügt für den rechtswirksamen Zugang von notariell beurkundeten oder öffentlich beglaubigten Willenserklärungen künftig eine (elektronische) beglaubigte Abschrift. Dieser Schritt trägt der Tatsache Rechnung, dass es bislang keine originär elektronischen Ausfertigungen gibt, und ermöglicht insbesondere im Grundstücks- und Erbrecht eine vollständig digitale Weiterverarbeitung ohne Medienwechsel (z. B. bei Grundschuldbestellungen und Erbausschlagungserklärungen). Mit dieser Änderung können die originär elektronisch errichteten Urkunden ohne Medienbruch im Rechtverkehr weiterverwendet werden.
Insgesamt stellt die elektronische Präsenzbeurkundung einen entscheidenden Meilenstein auf dem Weg zu einem modernen, effizienten und zugleich rechtssicheren Notariat dar. Sie verbindet den Erhalt notarieller Kernprinzipien – persönliche Anwesenheit, eigenhändige Unterschrift, qualifizierte Signatur – mit den Vorteilen eines digitalen Dokumentenmanagements. Für Deutschland bedeutet die Reform einen spürbaren Modernisierungsschub, der nicht nur die tägliche Praxis der Notariate verändert, sondern auch den Rechtsverkehr insgesamt nachhaltiger und zukunftsfähiger gestaltet.
