Bislang war die öffentliche Beurkundung in weiten Teilen papiergebunden. Nur punktuell sah das geltende Beurkundungsgesetz die elektronische Errichtung von Dokumenten vor (z.B. im Rahmen der notariellen Online-Verfahren). Gleichzeitig erfolgt bereits seit 2022 die Verwahrung notarieller Urkunden im elektronischen Urkundenarchiv, wofür die Papierurkunden nach der Errichtung eingescannt werden. Auch die elektronische Aktenführung im Notariat wird perspektivisch die Papierakte vollständig ablösen. Bei den Gerichten ist die elektronische Akte ab dem Jahr 2026 verpflichtend. Der Regierungsentwurf greift diese Entwicklung auf und schafft die rechtlichen Grundlagen dafür, dass Notarinnen und Notare sowie andere Urkundsstellen (z.B. Nachlassgerichte) künftig originär elektronische Urkunden im Präsenzverfahren errichten können. Dadurch wird der doppelte Medienbruch vermieden, der aktuell mit dem Ausdrucken zur Errichtung der Urkunde und dem Einscannen nach dem Notartermin für das Hochladen in das Urkundenarchiv notwendig ist. Die elektronische Urkunde wird dabei im Notarbüro durch die Notarin oder den Notar aufgenommen. Beteiligte können diese auf einem Signaturpad unterzeichnen oder qualifiziert elektronisch signieren. Zum Abschluss werden die originär elektronisch errichteten Urkunden von der Notarin oder dem Notar qualifiziert elektronisch signiert. Dadurch ist die Authentizität und Integrität der elektronischen Urkunde sichergestellt. Auf diese Weise können die Abläufe im Notariat erheblich effizienter gestaltet werden. Gleichzeitig wird Personal und Material in Kanzleien, Gerichten und Verwaltungen entlastet.
Die Bundesnotarkammer wird den Notarinnen und Notaren eine Signaturanwendung für die Errichtung elektronischer Urkunden im Präsenzverfahren zu Verfügung stellen. Für die Bereitstellung und Nutzung werden keine gesonderten Gebühren erhoben. Auf diesem Weg steht die erforderliche Softwareausstattung den Notarinnen und Notaren flächendeckend und unkompliziert zur Verfügung. Außerdem wird durch die Aufgabenübertragung auf die Bundesnotarkammer als Körperschaft des öffentlichen Rechts sichergestellt, dass die berufsrechtlichen Pflichten der Vertraulichkeit, Unparteilichkeit und Neutralität gewährleistet sind. Private Dritte haben keinerlei Zugriff auf die sensiblen Inhalte des Beurkundungsverfahrens, wodurch die Bürgerinnen und Bürger auf die Manipulationsresistenz und Zuverlässigkeit der Signaturanwendung vertrauen können.
Die Einführung originär elektronischer Urkunden trägt auch wesentlich zur Digitalisierung der Justiz bei und hat damit hohe Bedeutung über den notariellen Bereich hinaus. Insbesondere die Nachlassgerichte als Urkundsstellen werden von der geplanten Gesetzesänderung profitieren, da ihnen hiermit die Errichtung originär elektronischer Urkunden beispielsweise zu Erbausschlagungen ermöglicht wird. Hierdurch werden auch in den Gerichten Medienbrüche vermieden und das Gesetz erleichtert der Justiz den weiteren Ausbau der E-Akte.