Die Modernisierungsagenda der Bundesregierung konkretisiert dieses Vorhaben und sieht ein zentrales Webportal zur digitalen Unternehmensanmeldung mit Once-Only-Funktion als Teil des D-Stacks vor. Zudem sollen die bislang rund 6.000 kommunalen Prozessvarianten durch einen bundesweit einheitlichen Prozess ersetzt werden.[2]
Flankiert wird dieses Ziel unter anderem durch die Weiterentwicklung des Onlinezugangsgesetzes („OZG 2.0“), das Verwaltungsleistungen flächendeckend digital verfügbar machen soll, sowie die Registermodernisierung mit dem Nationalen Once-Only-Technical-System (NOOTS), das den registerübergreifenden, strukturierten Datenaustausch zwischen Behörden auf nationaler Ebene ermöglichen soll, und seinem europäischen Pendant, dem Europäischen Once-Only-Technical System (EU-OOTS). Ergänzend sehen die geplanten „digitalen Brieftaschen“ der EUDI-Wallet bzw. der EU-Business-Wallet vor, dass Unternehmensdaten künftig auch grenzüberschreitend digital bereitgestellt und weiterverwendet werden können.
Der politische Rahmen für vollständig digitale, medienbruchfreie Gründungsprozesse ist damit gesetzt. Entscheidend ist nun die konsequente Umsetzung.
B. Status quo: Mehrfacherhebungen und „Behördendschungel“
Die notarielle Gründung ist bereits heute vollständig digital und bequem von zu Hause aus möglich. Auch die nachfolgende Übermittlung der Eintragungsunterlagen an die Registergerichte erfolgt seit 2007 ausschließlich elektronisch und in strukturierter Form.
Die sich an die notarielle Gründung anschließenden Anzeige-, Mitteilungs- und Antragspflichten bremsen den Prozess jedoch drastisch. Medienbrüche, Mehrfacherhebungen identischer Daten sowie eine fehlende Koordinierung zwischen Behörden und weiteren Stellen führen zu erheblichen Zeitverlusten. Exemplarisch genannt seien etwa die Beantragung einer Steuer-, Unternehmens- oder Betriebsnummer, die Gewerbeanzeige sowie die Geschäftskontoeröffnung. Unternehmensgründungen dauern dadurch häufig Wochen oder Monate. Die Gründung wird als „Kampf mit einem Behördendschungel“ wahrgenommen.
Abbildung 1: Status Quo
Ein Praxischeck der Fachebene des Bundesministeriums der Justiz und für Verbraucherschutz aus dem Jahr 2024 hat folgende zentrale Problemfelder identifiziert:[3]
- Wartezeit auf die Steuernummer, im Einzelfall bis zu sechs Monate
- Geschäftskontoeröffnung, insbesondere geldwäscherechtliche Prüfung durch Banken
- Fehlen eines zentralen Ansprechpartners im Gründungsprozess
Die notarielle Mitwirkung wurde dagegen von Gründerinnen und Gründern äußerst positiv bewertet. Besonders hervorgehoben wurde etwa die notarielle Beratungsleistung bei der Satzungsgestaltung. Eine weitergehende Einbindung der Notarinnen und Notare in Gründungs- und Anmeldeabläufe wird oft als mögliche Lösung für bestehende Hemmnisse gesehen.
C. Effektive Umsetzung des „Once-Only-Prinzips“
Notarinnen und Notare sind regelmäßig die erste institutionelle Anlaufstelle bei der Gründung von Kapitalgesellschaften. Ihnen liegen zahlreiche Gründungsdaten bereits strukturiert elektronisch vor. Diese Daten sollten im Sinne des Once-Only-Prinzips systematisch weiterverwendet werden.
Durch eine Weiterleitung etwa an Finanzämter, Gewerbeämter, Banken und Weitere erhalten die zuständigen Stellen qualitativ hochwertige undstrukturierte Daten und würden dadurch entlastet und Prozessabläufe merklich beschleunigt.
Abbildung 2: Once-Only-Prinzip
I. Potenzial der „eNoVA“-Infrastruktur
Teilweise existieren bereits bundesweite digitale Kommunikationskanäle, die sich für eine effiziente Datenweiterleitung nutzen lassen. Notarinnen und Notare kommunizieren seit Jahren digital und in strukturierter Form mit den Registergerichten und Grundbuchämtern über die EGVP-Infrastruktur. Über die EGVP-Infrastruktur können Dokumente sekundenschnell Ende-zu-Ende-verschlüsselt versendet werden. Die Nutzung strukturierter Datensätze ermöglicht dabei eine effiziente Weiterverarbeitung im Sinne des Once-Only-Prinzips.
Diese digitalen Datenstraßen werden derzeit im Rahmen des Projekts „eNoVA“ (elektronischer Notar-Verwaltungs-Austausch) konsequent ausgebaut. Den Weg für eine bundesweite Umsetzung ebnet der Regierungsentwurf eines Gesetzes zur Digitalisierung des Vollzugs von Immobilienverträgen, der gerichtlichen Genehmigungen von notariellen Rechtsgeschäften und der steuerlichen Anzeigen der Notare. Nach dem Entwurf werden unter anderem sämtliche Gemeinden bis spätestens 1. Januar 2027verpflichtet, über die EGVP-Infrastruktur strukturiert elektronisch mit den Notarinnen und Notaren zu kommunizieren. Hierzu müssen die Gemeinden ihr besonderes elektronisches Behördenpostfach (bePBo) aktiv nutzen und strukturierte Datensätze übermitteln. Diese Infrastruktur könnte durch verschiedene Ämter nachgenutzt werden.
Auch zu der nicht an die EGVP-Infrastruktur angeschlossenen Finanzverwaltung konnte eine Brücke geschlagen werden. Um eine sichere, digitale und strukturierte Kommunikation mit den Finanzbehörden für sämtliche Notarinnen und Notare bundesweit zu ermöglichen, hat die Bundesnotarkammer ELSTER in ihre notarielle Fachanwendung XNP integriert, welche hoheitlich von der Bundesnotarkammer allen Notarinnen und Notaren zur Verfügung gestellt wird. Seit Juli 2025 befindet sich das Verfahren erfolgreich im Echtbetrieb und wird derzeit bundesweit ausgerollt. Mit Inkrafttreten des „eNoVA“-Gesetzes wird die elektronische Kommunikation auf diesem Wege unter anderem in Bezug auf Immobiliengeschäfte verpflichtend. Eine Nachnutzung dieser Infrastruktur im Rahmen der Unternehmensgründung bietet sich an. Auf legislativer und verordnungsrechtlicher Ebene wäre hierzu eine Anpassung der § 54 EStDV und §§ 137, 138 AO notwendig und sinnvoll.
II. Praxisbeispiel: Geschäftskontoeröffnung
Neben den klassischen Verwaltungsvorgängen stellt die Geschäftskontoeröffnung ein zentrales Hemmnis im Gründungsprozess dar. Diese ist zur Eintragung der Kapitalgesellschaft in das Handelsregister zwingend erforderlich. Auch hier bietet eine effiziente Datenweiterleitung seitens der Notarinnen und Notare erhebliches Beschleunigungspotenzial.
Die Bundesnotarkammer arbeitet bereits mit verschiedenen Kreditinstituten an einer digitalen Verknüpfung des notariellen Gründungsprozesses mit der Geschäftskontoeröffnung. Ziel ist ein unmittelbarer, sicherer Datenaustausch zwischen Notarkanzlei und Bank, der auf Wunsch der Gründerinnen und Gründer durchgeführt werden kann. Auf diese Weise können die bei der Beurkundung bereits strukturiert vorliegenden Gründungsdaten in eine vorbefüllte digitale Antragsstrecke der Kreditinstitute überführt werden. Aufwendige Mehrfacheingaben durch die Gründerinnen und Gründer entfallen.
Abbildung 3: Geschäftskontoeröffnung
Zugleich kann die im Rahmen der notariellen Beurkundung bereits erfolgte geldwäscherechtliche Identifizierung von den Banken nachgenutzt werden. Separate Video-Ident-Verfahren durch Banken oder Filialbesuche werden dadurch regelmäßig entbehrlich.
Abbildung 4: Notarielle Identifizierung bei der Geschäftskontoeröffnung
Die Einbindung der notariellen Infrastruktur, Datenerhebung und geldwäscherechtlichen Identifizierung bietet damit die Möglichkeit, die Kommunikation zwischen Gründerinnen und Gründern und Banken deutlich zu vereinfachen und zu beschleunigen.
D. Fazit
Die Beschleunigung von Unternehmensgründungen ist politisch gewollt und programmatisch klar verankert. Entscheidend ist nun die konsequente Umsetzung. Das Once-Only-Prinzip muss dort ansetzen, wo die qualitätsgesicherten Daten bereits entstehen: Im notariellen Gründungsprozess.
Der notarielle Gründungsprozess bietet den optimalen Ausgangspunkt für das Once-Only-Prinzip, da hier qualitätsgesicherte Daten entstehen. So entfaltet das Once-Only-Prinzip seine größte Wirkung.
[1] Verantwortung für Deutschland, Koalitionsvertrag zwischen CDU, CSU und SPD, 21. Legislaturperiode, Zeilen 101-106 sowie 1799-1809., abrufbar unter https://www.koalitionsvertrag2025.de/ (zuletzt abgerufen am 13.03.2026).
[2] Modernisierungsagenda – für Staat und Verwaltung (Bund), Für ein schnelles, digitales und handlungsfähiges Deutschland, S. 9, abrufbar unter https://bmds.bund.de/fileadmin/BMDS/Dokumente/Modernisierungsagenda_barrierefrei.pdf (zuletzt abgerufen am 13.03.2026).
[3] Ergebnisse des Praxischecks zu beurkundungsbedürftigen Vorgängen im Vereins- und GmbH-Recht, Bundesministerium der Justiz, abrufbar unter https://www.bmjv.de/SharedDocs/Publikationen/DE/Fachpublikationen/2024_Ergebnisse_Praxischeck_Vereins_ GmbH_ Recht.pdf? __blob =publicationFile&v=2 (zuletzt abgerufen am 13.03.2026).