Notarielle Urkunden können künftig auch im Präsenzverfahren originär elektronisch errichtet und von den Beteiligten elektronisch unterschrieben werden, etwa mittels Unterschriftenpad. Damit wird eine zentrale Digitalisierungslücke im Beurkundungsprozess geschlossen und die Grundlage für vollständig medienbruchfreie Abläufe im Notariat und der Justiz geschaffen. „Mit der elektronischen Präsenzbeurkundung wird ein zentraler Schritt zur vollständigen Digitalisierung notarieller Verfahren vollzogen: Medienbrüche entfallen, Prozesse werden effizienter und die Arbeitsbelastung der Notariate und Gerichte sinkt nachhaltig“, betont Dr. Markus Sikora, Präsident der Bundesnotarkammer.
Die Digitalisierung des Notariats war bereits mit der Einführung notarieller Online-Verfahren und der elektronischen Urkundensammlung deutlich vorangeschritten; mit der elektronischen Präsenzbeurkundung folgt nun der nächste konsequente Schritt.
Zwar wurden Urkunden bisher schon elektronisch erstellt, sie mussten für die Beurkundung jedoch ausgedruckt und von sämtlichen Beteiligten in Papierform unterschrieben werden. Anschließend mussten diese Urkunden für die Überführung in das elektronische Urkundenarchiv erneut eingescannt werden. Dieser doppelte Medienbruch gehörte zu den größten digitalen Bruchstellen im Verfahren und war mit erheblichem Zeit- und Ressourcenbedarf verbunden. Durch das neue Gesetz wird diese Digitalisierungslücke nun geschlossen. Notarinnen und Notaren können künftig die Urkunde unmittelbar als elektronisches Dokument aufnehmen. Anschließend können die Beteiligten die elektronische Niederschrift auf einem Unterschriftenpad oder mittels qualifizierter elektronischer Signatur unterzeichnen. Zum Abschluss der Beurkundung werden die originär elektronisch errichteten Urkunden von der Notarin bzw. dem Notar qualifiziert elektronisch signiert, damit der Authentizitäts- und Integritätsschutz der elektronischen Urkunde auch im digitalen Verfahren im höchsten Maße sichergestellt ist.
Die Bundesnotarkammer wird den Notarinnen und Notaren eine Signaturanwendung bereitstellen, die speziell für die elektronische Präsenzbeurkundung entwickelt wurde. Die Software ist bereits vollständig fertiggestellt und könnte unmittelbar zum Einsatz kommen – der Start hängt allein vom Inkrafttreten des Gesetzes ab. Durch die Aufgabenübertragung auf die Bundesnotarkammer als Körperschaft des öffentlichen Rechts bleibt gewährleistet, dass die hohen Anforderungen an Vertraulichkeit, Integrität und Neutralität erfüllt werden. Private Dritte haben keinen Zugriff auf die sensiblen Inhalte der Verfahren.
Die Einführung originär elektronischer Urkunden wirkt dabei weit über das Notariat hinaus. Insbesondere die Nachlassgerichte als weitere Urkundsstellen erhalten damit erstmals die Möglichkeit, bestimmte Vorgänge wie etwa Erbausschlagungen vollständig digital zu errichten. Dies reduziert Medienbrüche, beschleunigt die Bearbeitung und unterstützt die Gerichte beim weiteren Ausbau der elektronischen Aktenführung. Damit leistet das Gesetz nicht nur einen Beitrag zur Modernisierung des notariellen Verfahrens, sondern stärkt zugleich die Digitalisierung der Justiz.
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