Elektronische Präsenzbeurkundung (ePb)
am 12. Dezember 2025 wurde das Gesetz zur Einführung einer elektronischen Präsenzbeurkundung (im Folgenden auch: ePb-Gesetz) im Bundesgesetzblatt verkündet. Das ePb-Gesetz tritt am 29. Dezember 2025 in Kraft. Mit diesem Rundschreiben möchten wir Sie über ausgewählte rechtliche Neuerungen (unten A.) sowie die technischen Voraussetzungen der ePb (unten B. und Anlage 1) informieren und Ihnen eine Kurzanleitung (unten C. und Anlage 2) zur Verfügung stellen.
A. Rechtliche Neuerungen
Das ePb-Gesetz enthält zahlreiche rechtliche Neuerungen, welche sich auf die Errichtung elektronischer Urkunden im Präsenzverfahren beziehen (insbesondere §§ 8 Abs. 2, 13a, 13b, 36 Abs. 2, 40b, 44a BeurkG k. F.). Gleichzeitig enthält es auch verschiedene rechtliche Neuerungen, welche sich sowohl auf das elektronische als auch auf das papierförmige Verfahren beziehen (insbesondere §§ 126, 129, 130, 873, 1945 BGB k. F., §§ 13, 14 BeurkG k. F.). Letztere bieten die Möglichkeit, bereits bestehende Verfahrensabläufe effizienter zu gestalten und zwar unabhängig davon, ob elektronische oder papierförmige Urkunden errichtet werden sollen.
I. Errichtung elektronischer Urkunden im Präsenzverfahren
Ob eine Urkunde im herkömmlichen Papierverfahren oder im neuen elektronischen Verfahren errichtet wird, steht im freien Ermessen der Notarinnen und Notare. Eine Pflicht zur Umsetzung der elektronischen Präsenzbeurkundung besteht nicht.
Das ePb-Gesetz ermöglicht die Errichtung elektronischer Urkunden im Präsenzverfahren (§§ 8 Abs. 2, 40b, 36 Abs. 2 BeurkG k. F.). Notarinnen und Notare haben hiernach die Möglichkeit, Urkunden auch in der Form zu errichten, dass die Beteiligten im Notarbüro erscheinen, der Inhalt der Urkunde etwa vom Computerbildschirm verlesen wird und die Beteiligten auf einem Unterschriften-Pad unterschreiben. Die Notarin oder der Notar signieren das PDF-Dokument mit der Signaturkarte, wodurch eine wirksame Urkunde entsteht, die ohne Scanvorgang in die elektronische Urkundensammlung geladen und weiterverarbeitet werden kann. Dadurch können Arbeitsabläufe effizienter gestaltet werden. So entfallen das Ausdrucken der Urkunde für den Beurkundungstermin sowie das anschließende Einscannen der Urkunde für die Verwahrung in der elektronischen Urkundensammlung (vgl. dazu §§ 13 und 56 BeurkG).
1. Verlesen des Inhalts
Nach dem ePb-Gesetz genügt für das Verlesen der Niederschrift, dass der Inhalt der Niederschrift vorgelesen wird (§ 13 Abs. 1 BeurkG k. F.).[1] Bislang hieß es, die Niederschrift müsse vorgelesen werden. Mithin ist ausdrücklich das Verlesen z. B. von einem Bildschirm zulässig, und zwar unabhängig davon, ob die Urkunde nach dem Vorlesen elektronisch oder papierförmig errichtet wird. Selbstverständlich ist es auch möglich, den Beteiligten ausgedruckte Leseabschriften vorzulegen und dennoch eine elektronische Urkunde zu errichten. Dies bietet eine effiziente Lösung für die Aufnahme von Änderungswünschen während der Beurkundungsverhandlung. So können diese direkt beim Verlesen im Textverarbeitungsprogramm umgesetzt werden. Bei der Errichtung einer elektronischen Urkunde entfällt ein Ausdrucken während der Beurkundungsverhandlung vollständig. Selbst wenn die Beteiligten die Vorlage der Urkunde gemäß § 13 Abs. 1 Satz 4 BeurkG verlangen sollten, genügt gemäß § 8 Abs. 2 Satz 2 BeurkG k. F. die Anzeige auf einem Bildschirm.[2] Bei der Errichtung einer papierförmigen Urkunde muss die Urkunde erst am Ende der Beurkundungsverhandlung ausgedruckt werden.
2. Unterschreiben und Signieren
An die Stelle der Unterschrift eines Beteiligten auf dem Urkundenpapier einer Niederschrift tritt eine Autorisierung der Urkunde durch eine qualifizierte elektronische Signatur (§ 13a Abs. 1 Nr. 1 BeurkG k. F.)[3] oder eine elektronische Unterschrift auf einem Unterschriften-Pad (§ 13a Abs. 1 Nr. 2 BeurkG k. F.). Die Notarinnen und Notare versehen die Urkunde mit ihrer qualifizierten elektronischen Signatur (§ 13a Abs. 2 BeurkG k. F.).
Die von einem Beteiligten in Gegenwart einer Notarin bzw. eines Notars auf einem Unterschriften-Pad geleistete Unterschrift kann ebenfalls notariell beglaubigt werden (§ 40b Abs. 1 BeurkG k. F.). Dabei wird die vom Beteiligten geleistete Unterschrift bildlich auf einem Dokument wiedergegeben. Dieses Dokument wird mit einer qualifizierten elektronischen Signatur der Notarin oder des Notars versehen (§ 39a Abs. 1 Satz 2 BeurkG k. F.). Bei der Entscheidung zwischen der elektronischen und papiergebundenen Form sollte berücksichtigt werden, in welcher Form die Vermerkurkunde weiterverwendet werden soll.
Eine wichtige Abweichung zum papierförmigen Verfahren bei der Beglaubigung elektronischer Unterschriften ist, dass diese nur als vor dem Notar vollzogen zulässig sind und nicht anerkannt werden können (§ 40b Abs. 1 BeurkG k. F.).
3. Anbringung der UVZ-Nummer
Bei der Errichtung elektronischer Urkunden sollte darauf geachtet werden, dass die UVZ-Nr. vor der qualifizierten elektronischen Signatur angebracht wird. Denn eine Anbringung nach der Signatur würde zu deren Ungültigkeit führen, wodurch die Urkunde im Rechtsverkehr nicht mehr verwendet werden kann. Dies ist auf die technischen Eigenschaften der qualifizierten elektronischen Signatur zurückzuführen. Eine solche Signatur wird ungültig, wenn das Dokument nach Anbringung der Signatur geändert wird. Dabei genügen auch schon kleinste bildliche Änderungen, wie etwa die Anbringung der UVZ-Nr. Dies muss bei bürointernen Arbeitsabläufen berücksichtigt werden. Denn nicht selten wird die UVZ-Nr. in der Praxis auf papierförmigen Urkunden zulässigerweise erst nach der Unterschrift der Notarin oder des Notars angebracht. Ein entsprechendes Vorgehen ist in der digitalen Welt – wie auch bisher im Rahmen der notariellen Online-Verfahren – nicht möglich. Deshalb empfiehlt es sich bei elektronischen Urkunden, die UVZ-Nr. erst anzubringen, wenn der Inhalt der Niederschrift verlesen wurde und alle Beteiligten mit diesem einverstanden sind. Bei Vermerkurkunden bietet es sich ebenfalls an, bis kurz vor dem Signaturzeitpunkt mit der Vergabe der UVZ-Nr. zu warten. Eine Kurzanleitung findet sich in Anlage 2.
Bei Vermerkurkunden ist außerdem zu beachten, dass der Beglaubigungsvermerk dem Dokument beigefügt werden muss, bevor die Signatur der Notarin oder des Notars angebracht wird. Auch durch das nachträgliche Beifügen des Beglaubigungsvermerks würde die Signatur ungültig.
Für die Verwahrung in der elektronischen Urkundensammlung hat die Anbringung einer qualifizierten elektronischen Signatur durch die Notarin oder den Notar im Rahmen der elektronischen Präsenzbeurkundung den positiven Nebeneffekt, dass die Signatur des Übereinstimmungsvermerks gemäß § 56 BeurkG entfällt. Mithin kann die Arbeit im UVZ von der Erstellung des Eintrags bis zur Archivierung durch die Mitarbeitenden erledigt werden, ohne dass die Notarin oder der Notar erneut signieren müssen. Etwaige weitere im UVZ zu leistende Signaturen wie z. B. die Beglaubigung von Vertretungsnachweisen bleiben davon unberührt (siehe dazu auch A.IV.).
II. Anwendungsbereich
Der Anwendungsbereich umfasst grundsätzlich alle Arten von Niederschriften und Vermerkurkunden. Insbesondere sind neben Niederschriften nach den §§ 8 ff. BeurkG auch Niederschriften nach den §§ 36 ff. BeurkG vom Anwendungsbereich erfasst (§ 36 Abs. 2 BeurkG k. F.).
Ausgenommen vom Anwendungsbereich sind jedoch Verfügungen von Todes wegen (§ 31 BeurkG k. F.). Unter den Begriff fallen entsprechend dem bürgerlichrechtlichen Verständnis neben Testamenten und Erbverträgen auch alle rechtsgeschäftlichen Anordnungen des Erblassers, welche erst mit dessen Tod Wirkung erlangen sollen und in spezifisch erbrechtlichen Formen vorgenommen werden. Eine Übersicht zum Umgang mit Verfügungen von Todes wegen und erbrechtlichen Urkunden, die im Rahmen der elektronischen Präsenzbeurkundung errichtet werden können, finden Sie in der Anlage 3.
Diese Ausnahme ist erforderlich, weil das Nachlasswesen, insbesondere die Regelungen über die besondere amtliche Verwahrung, durch die Nachlassgerichte auf in Papierform errichtete Verfügungen von Todes wegen ausgerichtet ist. Dabei ist darauf hinzuweisen, dass § 31 BeurkG k. F. als Soll-Vorschrift ausgestaltet ist. Ein Verstoß gegen die Vorschrift führt demnach nicht zur Unwirksamkeit der Urkunde. Allerdings stellt die Nichtbeachtung eine Amtspflichtverletzung dar und löst Folgeprobleme bei der amtlichen Verwahrung und Eröffnung aus. In der Praxis dürfte es sich im Falle eines Verstoßes anbieten, die Beurkundung erneut durchzuführen und unter Aufhebung der Verfügungen in der elektronischen Urkunde eine Papierurkunde zu errichten.
III. Umgang mit Anlagen
In Bezug auf Anlagen werden verschiedene Erleichterungen eingeführt. Diese gelten unabhängig davon, ob die Niederschrift in elektronischer oder papiergebundener Form errichtet wird.
Bestandsverzeichnisse (z. B. Bilanzen, Inventare) müssen künftig nicht mehr durch die Beteiligten unterschrieben werden (§ 14 Abs. 2 BeurkG k. F.). Auch entfällt das Erfordernis der Unterzeichnung auf jeder Seite, wenn es sich um ein mehrseitiges Dokument handelt (§ 14 Abs. 2 BeurkG k. F.).
Die Regelung zur eingeschränkten Beifügungs- und Vorlesungspflicht bezüglich anderer notarieller Niederschriften wird medienneutral formuliert und von § 13a BeurkG in § 13c BeurkG k. F. verschoben. Demnach sollen die jeweiligen Anlagen einsehbar sein und nicht wie bisher vorliegen (§ 13c Abs. 1 Satz 3 BeurkG k. F.). Mithin können die Anlagen den Beteiligten auch über einen Bildschirm dargestellt werden.
Die Verweisungsmöglichkeit auf Karten oder Zeichnungen öffentlicher Behörden wird auf elektronische Dokumente ausgeweitet (§ 13c Abs. 4 BeurkG k. F.). Da behördlich bescheinigte Aufteilungspläne nach § 7 Abs. 4 Satz 1 WEG in der Praxis den Hauptanwendungsfall der Verweisung darstellen, ist die Regelung an die Vorgaben für elektronisch erteilte Bescheinigungen in § 8 Abs. 3 Satz 2 AVA angelehnt. Hierdurch wird insbesondere die Inbezugnahme von in elektronischer Form vorliegenden behördlich bescheinigten Aufteilungsplänen ermöglicht. Ein Medienbruch kann vermieden werden.
Bei beurkundungsbedürftigen Anlagen ist dringend zu beachten, dass diese im selben elektronischen Dokument enthalten sein müssen, welches auch die restliche Niederschrift enthält.[4] Ist die beurkundungsbedürftige Anlage in einem separaten elektronischen Dokument enthalten, so ist deren Inhalt nicht von der Signatur der Niederschrift umfasst, und damit wäre die Anlage nicht beurkundet. Ein späteres Zusammenfügen ist nicht möglich. Es kann daher erforderlich werden, vor dem Signiervorgang mehrere PDF-Dateien (z. B. Teilflächenkaufvertrag und Anlage Lageplan) zu einem PDF zusammenzufügen. Sollten die Anlagen zu diesem Zeitpunkt noch nicht in elektronischer Form vorliegen, müssen diese deshalb zunächst eingescannt werden. Für das konkrete Vorgehen, um die entstehenden PDF-Dateien zu einer Datei zusammenzufügen, wird auf die Kurzanleitung in Anlage 2 verwiesen. Sofern das Gesetz wie etwa bei der Bezugnahme auf bereits errichtete Urkunden die Möglichkeit eröffnet, dass die Anlage nicht beigefügt wird und die Beteiligten hiervon Gebrauch machen, erübrigt sich das Erfordernis des Zusammenfügens.
Das auf diese Weise zusammengesetzte und insgesamt signierte elektronische Dokument (die elektronische Urkunde) gilt als elektronische Urschrift, wenn es in der elektronischen Urkundensammlung verwahrt wird (§ 45 Abs. 3 BeurkG). Die Einstellung separater PDF-Dateien, die beurkundungsbedürftige Anlagen enthalten (z. B. Anlage Lageplan), in die elektronische Urkundensammlung als sonstige Dokumente macht diese nicht zum Bestandteil der Niederschrift.
Von den beurkundungsbedürftigen Anlagen zu trennen sind diejenigen Dokumente, die in der Praxis Urkunden beigelegt werden, ohne dass diese beurkundungsbedürftig sind oder mitbeurkundet werden. Diese Dokumente dienen in der Regel als Hinweis und werden im Folgenden als „untechnische Bezugnahmen“ bezeichnet (z. B. ein zu Informationszwecken beigefügter Auszug aus der Flurkarte beim Grundstückskaufvertrag). Für diese untechnischen Bezugnahmen sowie für gemäß § 12 Abs. 1 Satz 2 BeurkG k. F. beizufügende Vertretungsnachweise gilt, dass diese nicht beurkundungsbedürftig sind und nach den Vorgaben des Beurkundungsgesetzes weder vorgelesen/vorgelegt noch beigefügt werden müssen.[5] Sie können daher als sonstige Dokumente neben der elektronischen Urkunde in der elektronischen Urkundensammlung verwahrt werden. Für Vertretungsnachweise ist dies explizit in § 34 Abs. 4 BeurkG k. F. geregelt. Der Vorteil aus büroorganisatorischer Sicht besteht hier darin, dass das Einscannen und Zuordnen der Dokumente zeitlich unabhängig von der Beurkundungsverhandlung erfolgen kann.
Unabhängig davon ist es trotzdem möglich, untechnische Bezugnahmen und Vertretungsnachweise direkt in die elektronische Urkunde selbst aufzunehmen. Dieses Vorgehen dürfte sich aus büroorganisatorischen Gründen anbieten. Denn so wird der Umgang mit Anlagen vereinheitlicht und dadurch vereinfacht. Für die Beglaubigung der Vertretungsnachweise genügt die qualifizierte elektronische Signatur des Gesamtdokuments. Die Signatur bezieht sich dann sowohl auf die Urkunde als auch auf die beigefügte Abschrift der Vertretungsnachweise samt Beglaubigungsvermerk.
IV. Vollmachten – keine Errichtung als elektronische Vermerkurkunden
Vollmachten sollten im Rahmen der elektronischen Präsenzbeurkundung in aller Regel in Form einer Niederschrift errichtet werden. Von der Form der Unterschriftsbeglaubigung z. B. unter Vorsorgevollmachten ist dringend abzuraten.
Der Grund dafür ist, dass bei elektronischen Urkunden keine „geborene“ Urschrift existiert. Denn eine elektronische Urkunde besitzt keine Unikateigenschaft, da sie durch Kopiervorgänge beliebig oft vervielfältigt werden kann, ohne dass die Ursprungsdatei und die Vervielfältigungen voneinander unterschieden werden könnten. Aus diesem Grund existiert bei elektronischen Urkunden lediglich eine „gekorene“ Urschrift durch die Fiktion des § 45 Abs. 3 BeurkG. Diese gekorene Urschrift ist nicht verkehrsfähig, da lediglich das in der elektronischen Urkundensammlung verwahrte Dokument als Urschrift gilt. Mithin kann durch eine elektronische Urkunde kein Rechtsschein i. S. d. § 172 BGB begründet werden. Eine solche Rechtsscheinwirkung setzt jedenfalls derzeit zwingend eine papierförmige Urkunde voraus.[6]
Deshalb würde die Verwendung einer elektronischen Vollmachtsurkunde im Rechtsverkehr voraussetzen, dass von dieser zunächst eine papierförmige Ausfertigung erteilt wird, der ein Rechtsschein nach § 172 BGB zukommt. Eine elektronische Ausfertigung existiert zum derzeitigen Zeitpunkt nicht. Die Erteilung einer Ausfertigung ist nach den Vorgaben des Beurkundungsgesetzes nur bei Niederschriften möglich (§§ 47, 49 BeurkG). Bei Vermerkurkunden i. S. d. §§ 39 ff. BeurkG ist dies nicht möglich.
Die Errichtung einer Vollmachtsurkunde als elektronische Vermerkurkunde würde daher zwar zu einer wirksamen Errichtung der Vollmacht führen. Allerdings ist es nicht möglich, daraus einen verkehrsfähigen Rechtsscheinträger zu generieren. Deshalb sollten Vollmachten im Rahmen der elektronischen Präsenzbeurkundung als Niederschriften errichtet werden.
V. Zugang notariell beurkundeter oder öffentlich beglaubigter Willenserklärungen
§ 130 Abs. 2 BGB k. F. erleichtert den Zugang notariell beurkundeter und öffentlich beglaubigter Erklärungen zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs.[7] Die Neuregelung sieht vor, dass künftig für die Wirksamkeit einer Willenserklärung gegenüber einem Abwesenden bereits der Zugang einer öffentlich beglaubigten Abschrift der (elektronischen) Urschrift der notariell beurkundeten oder öffentlich beglaubigten Urkunde ausreichen soll. Bislang war nach der Rechtsprechung des BGH im Falle einer notariell beurkundeten Erklärung der Zugang einer Ausfertigung (§ 47 BeurkG) oder im Falle einer öffentlich beglaubigten Erklärung der Zugang der Urschrift selbst notwendig.[8]
Diese Neuregelung hat Bedeutung für verschiedene notarielle Vorgänge. Exemplarisch sei hier auf den Rücktritt vom Erbvertrag, den Widerruf wechselbezüglicher Verfügungen oder die Einwilligungserklärung bei der Annahme als Kind hingewiesen. Auch für die Erbausschlagungserklärung und die Bindungswirkung im Rahmen der § 873 Abs. 2, § 875 Abs. 2 BGB k. F. ergeben sich bedeutende Änderungen.
1. Erbausschlagungserklärung
Bei der Erbausschlagungserklärung ergibt sich eine Neuerung, wenn die Notarin oder der Notar die Übermittlung der Erklärung an das Nachlassgericht übernehmen. § 14b Abs. 1 Satz 1 FamFG regelt, dass bei Gericht schriftlich einzureichende Erklärungen durch eine Notarin oder einen Notar als elektronisches Dokument zu übermitteln sind. Die elektronische Übermittlung ist dabei Wirksamkeitsvoraussetzung für die Verfahrenserklärung.[9] Bislang stand § 14b FamFG der papierförmigen Übermittlung von Erbausschlagungserklärungen nicht entgegen, weil der in materiell-rechtlicher Hinsicht formgerechte Zugang der Erklärung nicht durch elektronische Übermittlung herbeigeführt werden konnte.[10] Dies ändert sich nun, da die Erklärung auch durch die Übermittlung einer elektronischen beglaubigten Abschrift materiellrechtlich wirksam zugehen kann. Vor diesem Hintergrund ist nicht abschließend geklärt, ob § 14b Abs. 1 Satz 1 FamFG nunmehr der papierförmigen Übermittlung durch eine Notarin oder einen Notar entgegensteht. Aus Gründen der notariellen Vorsicht dürfte die Übermittlung als elektronische beglaubigte Abschrift an das Nachlassgericht angezeigt sein.
Alternativ ist es jedoch nach wie vor möglich, dass die Ausschlagenden selbst die Ausschlagungserklärung an das Nachlassgericht übermitteln. Die Gesetzesbegründung stellt insofern ausdrücklich klar, dass durch die Neuregelung keine Pflicht zur Einreichung durch die Notarin oder den Notar begründet wird.[11] Wenn die Einreichung beim Nachlassgericht durch die Erklärenden selbst erfolgt, dann findet § 14b FamFG keine Anwendung. Dies ergibt sich unmittelbar aus dem Wortlaut, wonach die Norm nicht für Naturalbeteiligte gilt. Bei einem solchen Vorgehen dürfte sich die papierförmige Errichtung der Urkunde anbieten, da diese den Beteiligten für den Einwurf im Fristenbriefkasten mitgegeben werden kann.
2. Bindungswirkung gemäß § 873 Abs. 2, § 875 Abs. 2 BGB k. F.
§ 873 Abs. 2 Var. 4, § 875 Abs. 2 Alt. 2 BGB k. F. sind medienneutral formuliert, sodass die Überlassung einer den Vorschriften der Grundbuchordnung entsprechenden Eintragungsbewilligung zur Herstellung der Bindungswirkung genügt. Bislang forderten die Normen die Aushändigung.[12] Die Möglichkeit, die Bindung auch mit elektronischen Mitteln bewirken zu können, fördert den elektronischen Rechtsverkehr. Daher genügt die Übersendung einer elektronischen beglaubigten Abschrift zur Herstellung der Bindungswirkung. Die Übersendung einer zwingend papierförmigen Ausfertigung ist nicht erforderlich.
Die in § 130 Abs. 2, § 873 Abs. 2 BGB k. F. zum Ausdruck gebrachte Wertung, dass eine Bindungswirkung auch mit Hilfe einer (papierförmigen oder elektronischen) beglaubigten Abschrift bewirkt werden kann, wird auch im Zusammenhang mit notariell beurkundeten Zwangsvollstreckungsunterwerfungen relevant werden. Unterwirft sich der Schuldner in einer einseitigen notariellen Urkunde der sofortigen Zwangsvollstreckung, so wird davon ausgegangen, dass zum Wirksamwerden der Unterwerfungserklärung noch ein vom Willen des Schuldners getragener Publikationsakt hinzukommen müsse. Eine Ermächtigung nach § 51 Abs. 2 BeurkG zur Erteilung einer vollstreckbaren Ausfertigung an den Gläubiger könne deshalb allenfalls bis zu diesem Publizitätsakt widerrufen werden, wobei als Publizitätsakt bisher die Erteilung einer Ausfertigung an den Gläubiger vorausgesetzt wird.[13] Entsprechend der in § 130 Abs. 2 und § 873 Abs. 2 BGB k. F. zum Ausdruck gebrachten Wertung wird als Publizitätsakt, der auch zur Bindung an die Ermächtigung nach § 51 Abs. 2 BeurkG führt, künftig gleichermaßen die Überlassung einer (elektronischen) beglaubigten Abschrift an den Gläubiger genügen.[14]
VI. Gesellschafterliste bei Neugründung
Ein besonderes Augenmerk ist auf die Gesellschafterliste bei Neugründungen gemäß § 8 Abs. 1 Nr. 3 GmbHG zu legen. Das Gesetz bestimmt, dass die Liste von den Anmeldenden unterschrieben oder mit deren qualifizierten elektronischen Signaturen versehen sein muss. Mithin ist die Schriftform (§ 126 Abs. 1 BGB) oder die elektronische Form (§ 126a Abs. 1 BGB) einzuhalten. Im Rahmen der elektronischen Präsenzbeurkundung werden die Beteiligten auf Unterschriften-Pads unterschreiben. Diese Unterschriften wahren weder die Schriftform noch die elektronische Form. Für die Schriftform fehlt es an der eigenhändigen Unterschrift auf einer Papierurkunde. Für die elektronische Form fehlt es an der qualifizierten elektronischen Signatur der Beteiligten. Es ist also weiterhin erforderlich, die Gesellschafterliste auszudrucken, von den Beteiligten unterschreiben zu lassen und diese anschließend wieder einzuscannen.
Diese Medienbrüche ließen sich durch die Beglaubigung der elektronischen Unterschrift unter der Gesellschafterliste verhindern (§ 40b BeurkG k. F.). Dann gilt die Gesellschafterliste als öffentlich beglaubigte Erklärung und damit als Erklärung in schriftlicher Form (§ 129 Abs. 3 i. V. m. § 126 Abs. 4 BGB k. F.). Die gleiche Thematik stellt sich bei Übernehmerlisten gemäß § 57 Abs. 3 Nr. 2 GmbHG. Perspektivisch könnte sich dies erübrigen, wenn qualifizierte elektronische Signaturen flächendeckend unter den Beteiligten verbreitet sind und dadurch die Form der Liste gewahrt wird.
Die Formanforderungen sind auch bei anderen Gesellschafterlisten gemäß § 40 Abs. 1 GmbHG zu beachten. Typische Anwendungsfälle sind etwa die Erbfolge eines Gesellschafters, die Einziehung eines Geschäftsanteils oder die Änderung des Namens oder Wohnorts eines Gesellschafters. Auch hier genügt die bloße Unterschrift auf einem Unterschriften-Pad nicht den Anforderungen des § 40 Abs. 1 Satz 1 GmbHG. Eine Lösung könnte hier wiederum die notarielle Beglaubigung der elektronischen Unterschrift sein (§ 40b BeurkG k. F. sowie § 129 Abs. 3 i. V. m. § 126 Abs. 4 BGB k. F.).
Daneben ist auch bezüglich weiterer Dokumente zu beachten, dass die elektronische Unterschrift auf dem Unterschriften-Pad nicht die Schriftform wahrt. Dies wird z. B. bei Sachgründungsberichten sowie Bilanzen und Berichten bei Umwandlungen relevant; wobei diese Dokumente in der Regel ohnehin von den Beteiligten beigebracht werden.
VII. Verwahrung und Aushändigung elektronischer Urkunden
Elektronische Niederschriften verbleiben stets in der Verwahrung des Notars. Auch Vervielfältigungen von elektronischen Niederschriften dürfen nicht ausgehändigt werden (§ 45b Abs. 1 BeurkG k. F.). Elektronische Vermerkurkunden verbleiben nur dann in der Verwahrung des Notars, wenn die Verwahrung verlangt wird. Wenn die Verwahrung nicht verlangt wird, sind diese auszuhändigen (z. B. per E-Mail oder USB-Stick). Anders als bei elektronischen Niederschriften dürfen Vervielfältigungen von elektronischen Vermerkurkunden stets ausgehändigt werden (§ 45b Abs. 2 Satz 3 BeurkG k. F.).
Die Verwahrung elektronischer Urkunden in der papierförmigen Urkundensammlung richtet sich nach § 31 NotAktVV. Von elektronischen Niederschriften wird ein beglaubigter Ausdruck verwahrt (§ 31 Abs. 1 Nr. 3 NotAktVV k. F.). Bei der Erstellung eines beglaubigten Ausdrucks soll das Ergebnis der Signaturprüfung dokumentiert werden (§ 42 Abs. 4 BeurkG). Der Urkunde beigefügte Vertretungsnachweise gemäß § 12 Abs. 1 Satz 2 BeurkG k. F. sind ebenfalls Bestandteil des beglaubigten Ausdrucks. Bei elektronischen Vermerkurkunden erfolgt ebenfalls die Verwahrung eines beglaubigten Ausdrucks, wenn die Vermerkurkunde in notarieller Verwahrung verbleibt. Wenn die elektronische Vermerkurkunde ausgehändigt wird und der Notar die Urkunde entworfen hat, wird ein (einfacher) Ausdruck verwahrt. Wenn das Dokument ausgehändigt wird und der Notar die Urkunde nicht entworfen hat, kann ein (einfacher) Ausdruck verwahrt werden.
Die Verwahrung elektronischer Urkunden in der elektronischen Urkundensammlung richtet sich nach § 34 NotAktVV k. F. Demnach sind elektronische Niederschriften in der Form in der elektronischen Urkundensammlung zu verwahren, in der sie errichtet wurden (§ 34 Abs. 3 Satz 2 Nr. 1 NotAktVV k. F.). Elektronische Vermerkurkunden können in der gleichen Weise verwahrt werden (§ 34 Abs. 3 Satz 1 NotAktVV k. F.). Wenn elektronische Vermerkurkunden nicht in der Verwahrung der Notarin bzw. des Notars verbleiben, können diese auch als elektronische Fassung des Ausdrucks, der in der Urkundensammlung verwahrt wird, verwahrt werden.
B. Technische Voraussetzungen
Für die Durchführung der elektronischen Präsenzbeurkundung stellt die Bundesnotarkammer allen Notarinnen und Notaren das Modul „eBeurkundung“ in XNP zur Verfügung. Am Tag des Inkrafttretens wird das Modul verfügbar sein und bei Neustart von XNP automatisch initialisiert.
Dabei handelt es sich um ein Signatursystem, das durch oder im Auftrag einer staatlichen Stelle oder einer juristischen Person des öffentlichen Rechts bereitgestellt wird gemäß § 13b Abs. 1 BeurkG k. F. sowie § 78 Abs. 1 Satz 2 Nr. 11 BNotO k. F. Dadurch wird die Integrität der hoheitlichen Beurkundungstätigkeit sichergestellt und der hoheitliche Charakter des Beurkundungsaktes auch bei Aufnahme der Urkunde als elektronisches Dokument uneingeschränkt erhalten. Ein Signieren über andere Signatursysteme, die nicht unter staatlicher Verantwortung zur Verfügung gestellt werden, ist beurkundungsrechtlich unzulässig.
In Anlage 1 sind die technischen Voraussetzungen aufgelistet, welche für die Nutzung der Anwendung und Durchführung einer elektronischen Präsenzbeurkundung zu beachten sind. Dort findet sich auch eine Liste der kompatiblen Unterschriften-Pads. Die erforderlichen Unterschriften-Pads müssen individuell angeschafft werden.
C. Kurzanleitung
Um den Start möglichst einfach zu gestalten, hat die Bundesnotarkammer eine Kurzanleitung entwickelt. Diese beschreibt das Verfahren der elektronischen Präsenzbeurkundung unter Nutzung der Anwendung eBeurkundung. Die Kurzanleitung ist als Anlage 2 diesem Rundschreiben beigefügt.
Die Bundesnotarkammer stellt ergänzend eine Onlinehilfe zur eBeurkundung zur Verfügung. Dort werden bis spätestens zum Inkrafttreten des ePb-Gesetzes ein Erklärvideo, Mustertexte zur
Urkundengestaltung, detaillierte Beschreibungen der einzelnen Funktionen der eBeurkundung sowie weitere Informationen zur elektronischen Präsenzbeurkundung zur Verfügung gestellt.
Die Onlinehilfe ist unter folgendem Link abrufbar:
https://onlinehilfe.bnotk.de/einrichtungen/bundesnotarkammer/ebeurkundung.html
[1] Laut der Gesetzesbegründung handelt es sich dabei um eine klarstellende Regelung (BT-Drs. 21/1505, S. 40). Gleichzeitig wird ausgeführt, dass bislang in der Rechtspraxis Unsicherheit bestand, ob das Verlesen von digital dargestellten Textinformationen von einem Bildschirm oder Projektor mit § 13 Abs. 1 Satz 1 BeurkG in Einklang steht. Nach hergebrachter Auffassung sei dies abzulehnen (OLG Brandenburg, Urteil vom 9. Mai 2012 – 4 U 92/20, BeckRS 2012, 11393; OLG Frankfurt, Beschluss vom 30. August 1999 – 1 Not 1/98, BeckRS 1999, 13958; Kanzleiter, DNotZ 1997, 261, 265; Piegsa in: Armbrüster/Preuß/Renner, Beurkundungsgesetz, 9. Auflage 2023, § 13 Rn. 7; Winkler, Beurkundungsgesetz, 21. Auflage 2023, § 13 Rn. 12). Nach inzwischen verbreiteter Auffassung wird ein solches Verfahren als zulässig angesehen (Bremkamp in: BeckOK BeurkG, Stand: 1. März 2024, § 13 Rn. 32, 33; Limmer in: Frenz/Miermeister, 6. Auflage 2024, § 13 Rn. 7a; Limmer, DNotZ 2020, 419, 422 f.; Spernath, ZNotP 2021, 448 ff.; in diese Richtung auch Seebach/Rachlitz in: BeckOGK BeurkG, Stand: 1. November 2025, § 13 Rn. 51 ff.; ebenso bereits LG Stralsund, Urteil vom 5. Juni 1996 – 7 O 185/96, NJW 1997, 3178, 3179).
[2] BT-Drs. 21/1505, S. 39.
[3] Die Anbringung einer qualifizierten elektronischen Signatur durch die Beteiligten wird zum Start noch nicht zur Verfügung stehen. Dies liegt insbesondere an dem derzeit geringen Verbreitungsgrad der qualifizierten elektronischen Signaturen in der Bevölkerung, vgl. dazu BT-Drs. 21/1505, S. 21 und 41.
[4] BT-Drs. 21/1505, S. 39 und 42.
[5] Vgl. BT-Drs. 21/1505, S. 39.
[6] Vgl. statt aller Schäfer in: BeckOK BGB, 73. Edition, Stand: 1. Februar 2025, § 172 Rn. 8 m. w. N.
[7] BT-Drs. 21/1505, S 34 f.
[8] Vgl. dazu BGH, Urteil vom 28. September 1959 – III ZR 112/58; Beschluss vom 14. Dezember 1961 – V ZB 20/61; Beschluss vom 19. Oktober 1967 – III ZB 18/67; Urteil vom 7. Juni 1995 – VIII ZR 125/94.
[9] BR-Drs. 818/12, S. 36, 51.
[10] Siehe dazu auch DNotI-Report 2020, 113.
[11] BT-Drs. 21/1505, S. 34.
[12] Dazu BT-Drs. 21/1505, S. 35.
[13] BayObLG, Beschluss vom 6. August 2003 – 3 Z BR 137/03; OLG Hamm, Beschluss vom 24. Juni 1987 – 15 W 97/87; Wolfsteiner, Die vollstreckbare Urkunde, 4. Auflage 2019, Rn. 11.62 ff.
[14] BT-Drs. 21/1505, S. 35 f.
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