(1) Verantwortlich für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Sinne des Datenschutzrechts ist:

Bundesnotarkammer K.d.ö.R.
Mohrenstraße 34
10117 Berlin

Telefon +49 (0)30 – 38 38 66 0
E-Mail: bnotk(at)bnotk.de

(2) Die Datenschutzbeauftragte der BNotK ist wie folgt zu erreichen:

Mohrenstraße 34, 10117 Berlin

Telefon: +49 (0)30 – 38 38 66 0
Telefax: +49 (0)30 – 38 38 66 66

E-Mail: datenschutz(at)bnotk.de

(3) Die BNotK verarbeitet Bestandsdaten des Amtsträgers (z.B. Name, Anschrift und E-Mailadresse) beim Bezug von XNP, Daten zur Authentifizierung bei der Erstinstallation und Anmeldung wie AuthCert (Authentifizierungszertifikat der Karte), Daten aus dem Notarverzeichnis (wie AT-ID), um die Teilnahmeberechtigung und die Rolle zu überprüfen, Daten zur Abrechnung der Gebühren für das Videokommunikationssystem (§78q BNotO) und das Elektronische Urkundenarchiv (§ 78j BNotO) sowie technische Daten zur Fehleranalyse. Die technischen Daten werden spätestens nach 180 Tagen gelöscht.

(4) Für den Support mit Fragen zu XNP verarbeitet die BNotK außerdem Daten zu dem konkreten Anliegen, z.B. bestimmte technische Kennungen (z.B. Anschlussart, IP-Adresse des Kundennetzwerks, Gerätekennung und Internet-Router) und Problembeschreibungen. Diese werden ggf. im Ticket-System otobo verarbeitet. Die Daten werden spätestens nach drei Jahren gelöscht.

(5) Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) und e) DS-GVO, § 3 BDSG, § 78 BNotO.

(6) Eine automatisierte Entscheidungsfindung findet nicht statt.

(7) Ihre personenbezogenen Daten werden an Dritte nur weitergegeben bzw. übermittelt, wenn dies zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist oder Sie zuvor eingewilligt haben. Die Empfänger Ihrer Daten sind sorgfältig ausgewählt, schriftlich beauftragt und weisungsgebunden. Sie dürfen personenbezogene Daten nur im Rahmen der Absprache und ausschließlich zu den von uns vorgegebenen Zwecken verwenden. Die Einhaltung dieser Datenschutzbestimmungen und der datenschutzrechtlichen Vorschriften sowie der erforderlichen technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen ist jederzeit gewährleistet. Eine Übermittlung der personenbezogenen Daten an Dritte findet an die folgenden Auftragsverarbeiter zu den aufgeführten Zwecken statt:

• Accenture, Am Campus Kronberg 1, 61476 Kronberg (Softwareweiterentwicklung und –pflege, Zentrales Vorsorgeregister)
• Adesso AG und Adesso mobile, Adessoplatz 1, 44269 Dortmund (Softwareweiterentwicklung und –pflege, Online-Verfahren im Gesellschaftsrecht)
• Capgemini Deutschland GmbH, Potsdamer Platz 5, 10785 Berlin (Softwareweiterentwicklung und –pflege, Elektronisches Urkundenarchiv)
• Fischer & Consultants Gesellschaft für Unternehmensberatung und Softwareentwicklung mbH, Zollstockgürtel 59, 50667 Köln (Warenwirtschafts- und Abrechnungssystem)  
• Interact Tele Service AG, Gebrüder-Boll-Str. 1c, 17033 Neubrandenburg (Support für das Videokommunikationssystem)
• PIN AG, Alt-Moabit 91, 10559 Berlin (Rechnungsversand für die Gebühren)
• Procilon IT-Logistics GmbH, Leipziger Str. 110, 04425 Taucha (Supportunterstützung und Fehlerbehandlung)
• Rother OSS, Oberwalting 31, 94339 Leiblfing (Wartung und Pflege des Service Helpdesk-Systems otobo)
• Westernacher Solutions GmbH, Columbiadamm 37, 10965 Berlin (Wartung und Pflege von XNP und der Software der Zertifizierungsstelle).

(8) XNP selbst sowie die Funktionen und Module von XNP nutzen den Open Source Webanalysedienst Matomo. Matomo benutzt Technologien, die die seitenübergreifende Wiedererkennung des Nutzers zur Analyse des Nutzerverhaltens ermöglichen. So können nutzerbezogene Informationen zu statistischen und analytischen Zwecken erhoben werden. Die IP-Adressen werden von uns unverzüglich anonymisiert, so dass kein Personenbezug mehr hergestellt werden kann. Durch Matomo werden bei uns folgende nutzerbezogene Informationen erfasst, sofern Sie hierzu Ihre Einwilligung erteilt haben:

• Häufigkeit der (wiederholten) Aufrufe der Module,
• Häufigkeit der Nutzung spezifischer Funktion bzw. Aktionen in den Modulen,
• Absprung- & Ausstiegsraten
• Durchschnittliche Verweildauer
• Datum und Zeit des Besuchs,
• Herkunftsland,
• Verwendetes Betriebssystem,
• Durchschnittliche Ladedauer,
• Bildschirmauflösung

Dies geschieht nur zu dem Zweck, Analysen durchzuführen und Statistiken zu erstellen, die uns einerseits ein Feedback über das Nutzerverhalten ermöglichen, andererseits die Möglichkeit einräumen soll, Ihr Nutzererlebnis zu verbessern. Diese Daten werden auf internen Servern gelagert und nicht an Dritte weitergegeben. XNP, dessen Funktionen und Module können auch ohne Matomo in vollem Umfang ohne Einschränkungen genutzt werden. Es steht Ihnen jederzeit frei, Ihre erteilte Einwilligung ohne Nachteile zu widerrufen. Die Nutzung dieses Analyse-Tools erfolgt auf Grundlage Ihrer erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Absatz 1 lit. a) DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG.

(9) Für einige Funktionen und Module von XNP verarbeitet die BNotK zudem personenbezogene Daten im Auftrag des Nutzers. Hierzu schließen der Nutzer und die BNotK gesonderte Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO. Die entsprechende Vereinbarung ist Anlage zu diesen Nutzungsbedingungen.

(10) Die BNotK weist auf folgende Rechte der betroffenen Personen hin:

• Auskunft (Art. 15 DS-GVO)
• Berichtigung (Art. 16 DS-GVO)
• Löschung (Art. 17 DS-GVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
• Widerspruch (Art. 21 DS-GVO)

Die betroffene Person hat außerdem das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn die betroffene Person der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz verstößt. Zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz
und die Informationsfreiheit
Graurheindorfer Straße 153
53117 Bonn

(11) Abweichend vom Vorstehenden erfolgt die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zur Durchführung des Vertrags bei der Bestellung von XNP und auch bei der Ermöglichung des Zugangs zu den Modulen von XNotar über XNP in gemeinsamer Verantwortung mit der NotarNet GmbH. Die NotarNet GmbH und die BNotK handeln hierbei in gemeinsamer Verantwortung und haben hierfür Verträge gemäß Art. 26 DS-GVO abgeschlossen. Weitere verantwortliche Stelle ist hierfür daher:

NotarNet GmbH
Burgmauer 53
50667 Köln

Telefon: +49 (0) 221 - 2779350
E-Mail: info(at)notarnet.de

Die Anfrage zur Ausübung der Betroffenenrechte kann die betroffene Person an jede der verantwortlichen Stellen richten.

Die gemeinsame Datenschutzbeauftragte der Verantwortlichen ist wie folgt zu erreichen:

Mohrenstraße 34, 10117 Berlin

Telefon: +49 (0)30 – 38 38 66 0
Telefax: +49 (0)30 – 38 38 66 66

E-Mail: datenschutz(at)bnotk.de

Zuständige Aufsichtsbehörde für die NotarNet GmbH ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz
und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf

 

(Stand: Dezember 2024)